Contents
- Index
Överblick av funktioner
När GKS Outlook Addin är installerad har nytt verktygsfält tillkommit i Outlook. Verktygsfältet innehåller följande funktioner:
Koppla till GKS
inkommande e-post i Inbox eller skickade e-post i Sent Item kan kopplas till en offert eller order i GKS. Tre sätt att komma åt att välja offert eller order finns:
1. Genom att markera vald e-post och sedan klicka på ikonen Koppla till GKS på fuktionslisten kan val av offert eller order göras.
2. Genom att markera en e-post och sedan högerklicka och välja Koppla till GKS kan val av offert eller order göras.
3. Genom att öppna en e-post och längst upp till höger i GKS Box antingen ange ett offert- eller ordernummer och klicka på Koppla till GKS eller direkt klicka på Koppla till GKS kan val av offert eller order göras.
Sökning av efterfrågad offert eller order kan därefter göras på tre sätt i de fall man inte exakt vet numret. Funktionen är så kallad frifältssökning vilket innebär att man kan ange ett valfritt antal tecken i följd:
1. Nummer - ange valfritt antal tecken i ordning som ingår i offert- eller ordernumret.
2. Benämning dvs arbetsnamn - ange valfritt antal tecken i ordning som ingår i kalkylens benämning.
3.Offert- eller orderdatum - ange alltifrån ett tecken till hela datumet.
De tecken som anges matchar på något sätt så att antalet offert och ordrar minskar till ett fåtal så att ett val kan göras av efterfrågad kalkyl.
I samtliga dessa fall blir e-posten markerad med kategori GKS E-post och visas kopplad till vald offert eller order under mappen GKS E-post. Den finns dock kvar i egen Inbox eller Sent Item och med en markering i Kategorikolumnen. Öppnar man en kopplad e-post så ser man ovanför adress- och ömnesinformationen information av e-postens kategori, GKS E-post.. Dessutom ser man i GKS boxen högst uppe till höger information om den offert eller order e-posten är kopplad till. När andra GKS användare i sina Outlook synkroniserar e-post nästa gång kommer även de att kunna se att ytterligare en e-post inkommit till vald offert eller order.
Om man försöker koppla en redan kopplad e-post får man ett felmeddelande: 'E-post redan kopplad'. Det innebär att en e-post kan endast vara kopplad till en offert eller en order. Vid kopiering av offert, som har kopplade e-post, till ny order så följer inte offertens e-post med till ordern.
Sök
genom att ange ett offert- eller ordernummer och trycka Enter visas endast den valda offerten eller ordern och de e-post som är kopplade till den. Finns ingen e-post kopplad så visas ingen offert eller order. Genom t.ex. trycka på backspace-tangenten och sedan på Enter-tangenten avmarkeras filtreringen och alla offerter och order med kopplad e-post visas igen.
Synkronisera e-post
genom att klicka på denna symbol synkroniseras all e-post som är kopplad till en offert eller order. Detta gäller både inkommande och utgående e-post som måste kopplas manuellt och utgående e-post via GKS innehållande offert eller orderberkäftelse som kopplas automatiskt. Vid varje synkronisering läggs dels nya offerter eller order till samt även ny e-post som inkommit eller sänts efter föregående synkronisering. Resultatet visas under mappen GKS E-post.
Synkronisera kontakter
genom att klicka på denna symbol synkroniseras, dvs importeras, GKS företagsregisters referenspersoner till eget kontaktregister i Outlook. Hur urvalet görs är bestämt genom inställningar som gjordes vid installationen av GKS Outlook Addin, se ovan under Inställningar/Kontakter. Resultatet visas under mappen GKS Kontakter.
Om en synkronisering avbryts innan den är klar rekommenderas att ta bort motsvarande mapp under mappen GKS och därefter starta aktuell synkronisering igen.
Om
genom att klicka på denna symbol visas versionnumret av GKS Outlook Addin.